Звичайно, ви можете заперечити, що є витрати на саму електронну систему управління документами. Але порахуймо.

Один офісний працівник друкує в середньому 10 000 - 12 000 сторінок щороку. Відмовившись від паперових документів ви потенційно економите мінімум 2 000 грн на рік лише на папері. Помножте цю суму на кількість працівників. Додайте вартість канцтоварів, принтерів, їх заправку та обслуговування, поштові відправлення.

Крім того, вам більше не знадобиться місце для зберігання ваших файлів. Незалежно від того, чи означає це менше, шаф чи контейнерів для зберігання. Це дозволить зекономити на оренді непотрібних квадратних метрів чи використати звільнене місце для збільшення прибутку.

Понад 20% свого часу працівники витрачають на обмін паперовими документами з клієнтами та іншу паперову роботу. Не кажучи вже про документи, у яких виявлені помилки, — їх відправка на доопрацювання також відтерміновує потрібний результат. Витрачений недоцільно час може коштувати компанії чималу суму. Електронна ж форма документа потрапляє до кожного працівника за лічені секунди, незалежно від їх місця перебування. А це означає, що вони можуть встигнути обробити більше інформації, більше часу приділити клієнтам або вирішити важливіші задачі та принести користь компанії.

Компанії зобов'язані зберігати деякі документи протягом тривалого часу. Пошук цих документів призводить до певних незручностей. Наприклад, коли приходить перевірка, працівники витрачають чимало часу на пошук необхідних паперів. Щоб знайти бажаний документ часто потрібно знати його номер чи точну назву. Проте, із переходом на ЕДО, вам більше не потрібно запам'ятовувати назви документів, перебирати величезні стоси паперів чи переривати архіви.

Таким чином робота вашої компанії буде більш продуктивною.

Запровадження ЕДО може скоротити до 80% часу, необхідного для отримання інформації.

При паперовому документообігу додати проблем може людський фактор. Документ можуть випадково знищити чи загубити. Це призводить до більших витрат на папір та канцтовари, нераціонально витраченого часу працівниками, чи штрафів. Зрештою, це може змусити клієнта обрати іншу компанію, а не витрачати свій час на очікування пошуків втраченої документації.

Налаштувавши ж автоматичне резервне копіювання файлів на жорсткий диск чи інший носій, ви можете не турбуватися про пошкодження, випадкове видалення, стихійні лиха чи збої в комп'ютері.

Система ЕДО оснащена суворим контролем, який дозволяє точно вибрати, хто може отримувати доступ до файлів. Ці системи також використовують сучасні методи шифрування та інструментами кібербезпеки, які допомагають запобігти злому. Під час пересилання документів контрагенту вони шифруються і відкрити їх може лише отримувач.

Із системою ЕДО ніякий карантин не страшний. Працівникам не потрібно їхати в офіс чи просити когось надіслати їм необхідний документ. Підключившись до системи через Інтернет, вони можуть працювати з документацією в будь-який час, навіть якщо перебувають в лікарні, у відпустці чи самоізоляції. Система ЕДО працює 24/7.

Використовуючи систему ЕДО ви можете контролювати рівні доступу працівників до документів. А завдяки електронному цифровому підпису вірогідність "випадкових" рішень зводиться до нуля. Також, ви завжди можете відстежити на якому етапі підписання знаходиться певний документ, хто працює чи працював з документом.

Е-документообіг корисний не лише бізнесу, а й екології. З одного дерева виробляють 8 333 аркушів паперу. Кожен офісний працівник друкує близько 12 000 аркушів на рік. 45% з них викидається протягом 24 годин.

Щорічно на виготовлення паперу йде близько 768 мільйонів дерев. Відмовившись, або хоча б скоротивши кількість використаного паперу, ви зберігаєте ліси, а відсутність необхідності доставки пошти знижує викиди вуглецю в атмосферу. Про зменшення кількості пластику від інших канцтоварів годі й казати.

Заощаджуючи час і гроші, можна ставати більш екологічно свідомими.

Грета Тунберг буде щаслива!

Ви можете сказати, що і так користуєтеся хмарними сховищами для збереження та обміну документами, навіщо покращувати те, що і так працює? На відміну від звичайних хмарних систем, у системах е-документообігу є можливість скористатися електронним цифровим підписом. Такий документ, згідно із законодавством України, автоматично набуває юридичної сили. Тобто, у разі термінової необхідності, вам не потрібно стрімголов летіти до офісу, щоб поставити підпис чи печатку. Ви можете зробити це онлайн з будь-якої точки світу.

Нині, якщо перед працівником стане вибір між роботодавцем, який працює «по-старому», чи тим, який перейшов на електронний документообіг, очевидно, що перевага буде в останнього. Компанія, яка використовує сучасні зрозумілі процеси, які полегшують робочий процес, більш приваблива для потенційних співробітників.